Dış ticarette sözleşme hazırlarken nelere dikkat edilmeli?
Dış ticarette başarı çoğu zaman fiyat avantajından değil, sözleşmenin sağlamlığından gelir. Çünkü sınır ötesi işlemlerde taraflar farklı hukuk sistemlerine, farklı ticari alışkanlıklara ve farklı risk ortamlarına sahiptir. Bu nedenle iyi hazırlanmış bir sözleşme, ayrıca iyi de bir ticari risk yönetimi aracıdır. Eksik veya muğlak yazılmış bir sözleşme ise en kârlı görünen işlemi bile tahsil edilemeyen alacağa ya da uzun süren hukuki ihtilaflara dönüştürebilir.
Bu yazımızda, dış ticarette sözleşme hazırlarken nelere dikkat edilmesi gerektiğinden bahsedeceğiz.
Açıklık ve netlik
Dış ticaret sözleşmesinde ilk dikkat edilmesi gereken unsur, tarafların ve işlemin açık şekilde tanımlanmasıdır. Alıcı ve satıcının tam unvanı, adresi ve temsil yetkisi net biçimde yazılmalıdır. Bunun ardından malın tanımı gelir. Ürünün sadece ticari adı değil, teknik özellikleri, kalite standardı, ambalaj şekli ve varsa sertifikasyon gereklilikleri de detaylı şekilde belirtilmelidir. “Standart kalite” gibi muğlak ifadeler yerine ölçülebilir kriterler kullanılmalıdır.
Miktar ve teslim planı da aynı şekilde net olmalıdır. Kısmi sevkiyatın mümkün olup olmadığı, teslimatın hangi tarihlerde yapılacağı ve gecikme halinde uygulanacak yaptırımlar açıkça yazılmalıdır. Bu noktada en sık yapılan hatalardan biri, detayları sözleşmeye değil operasyonel sürece bırakmaktır. Oysa dış ticarette her detayın baştan yazılması gerekir.
Fiyat maddesi de yalnızca rakamdan ibaret değildir. Para birimi, kur riski, banka masrafları ve lojistik maliyetlerin hangi tarafa ait olduğu mutlaka belirtilmelidir. Özellikle döviz dalgalanmalarının yüksek olduğu dönemlerde bu detaylar ciddi finansal fark yaratabilir.
Teslim, ödeme ve evrak uyumu
Dış ticaret sözleşmelerinde en kritik üçlü teslim şekli, ödeme yöntemi ve belge setidir. Bu üç başlık birbirinden bağımsız değil, birbirini tamamlayan bir yapı içinde kurgulanmalıdır. Teslim şekli belirlenirken Incoterms kuralları doğru ve eksiksiz yazılmalıdır. Sadece FOB veya CIF demek yeterli değildir. Teslim yeri ve kullanılan versiyon da belirtilmelidir. Çünkü riskin hangi noktada geçtiği bu detaya bağlıdır.
Ancak burada önemli bir ayrım vardır. Teslim şekli risk ve maliyet paylaşımını düzenler, mülkiyet devrini düzenlemez. Bu nedenle malın sahipliğinin ne zaman geçeceği ayrıca sözleşmeye yazılmalıdır. Bu ayrım yapılmadığında ödeme ve teslim arasında ciddi uyuşmazlıklar ortaya çıkabilir.
Ödeme yöntemi seçilirken taraflar arasındaki güven düzeyi ve ülke riski dikkate alınmalıdır. Peşin ödeme ihracatçı için güvenli olsa da her zaman ticari olarak mümkün değildir. Akreditif ise daha güvenli bir yöntemdir ancak belge uyumsuzluklarına karşı hassastır. Bu nedenle sözleşmede hangi belgelerin ibraz edileceği, belgelerin içeriği ve ödeme tetikleyicisi açık şekilde tanımlanmalıdır.
Belge seti konusu özellikle önemlidir. Ticari fatura, taşıma belgesi, menşe belgesi ve varsa özel sertifikaların hangi formatta hazırlanacağı yazılmalıdır. Menşe belgeleri ile dolaşım belgelerinin karıştırılması gibi hatalar, alıcının beklediği vergi avantajını kaybetmesine neden olabilir.
Hukuki çerçeve ve risk yönetimi
Dış ticaret sözleşmesinin en kritik ama en çok ihmal edilen kısmı ise hukuki çerçevedir. Hangi ülke hukukunun uygulanacağı ve uyuşmazlıkların nerede çözüleceği açıkça yazılmalıdır. Uluslararası satışlarda CISG gibi sözleşmeler devreye girebilir. Taraflar bunu kabul ediyorsa ya da etmek istemiyorsa bunu açıkça belirtmelidir.
Uyuşmazlık çözümünde tahkim çoğu zaman daha pratik bir yöntemdir. Ancak tahkim seçilecekse yer, dil ve kurum da mutlaka belirlenmelidir. Aksi halde süreç daha baştan karmaşık hale gelir.
Mücbir sebep maddesi ise artık sözleşmelerin vazgeçilmez bir parçasıdır. Savaş, ambargo, doğal afet veya tedarik zincirinin dağılması gibi durumlarda tarafların nasıl hareket edeceği önceden belirlenmelidir. Aynı şekilde yaptırım ve ihracat kontrolü riskleri de sözleşmeye dahil edilmelidir. Özellikle uluslararası ticarette nihai kullanıcı ve nihai kullanım kontrolü yapılmadan işlem yapmak ciddi hukuki risk doğurabilir.
Sonuç olarak,
İyi bir dış ticaret sözleşmesi, taraflar arasında sadece güven yaratmaz, güveni sistematik hale de getirir. Malın ne olduğu, riskin ne zaman geçtiği, paranın hangi şartta ödeneceği ve bir sorun çıktığında hangi yolun izleneceği açıkça yazılmışsa sözleşme amacına ulaşır. Aksi durumda sözleşme, yalnızca iyi niyet beyanı olarak kalır.
Bu yüzden dış ticarette sözleşme hazırlamak bir formalite değil, sürecin en kritik aşamasıdır. İşbu yazımızda yer alan ve diğer tüm hususlar için hukuki destek alınarak baştan yapılan doğru bir kurgu, sonradan yaşanabilecek birçok sorunu daha ortaya çıkmadan ortadan kaldırabilir.
