Dış ticarette sık yapılan hatalar

Dış ticaret, KOBİ’ler için yalnızca yeni müşteri demek değildir. Aynı zamanda karmaşık bir hukuk, lojistik ve finans alanına adım atmak anlamına gelir. Büyük şirketler bu karmaşıklığı uzman ekiplerle yönetirken, KOBİ’ler genellikle birkaç kişinin omuzlarında hem satış hem operasyon hem finans işini yürütmeye çalışır. Bu ortamda yapılan hatalar tesadüfi değildir. Tekliften sözleşmeye, üretimden sevkiyata ve tahsilata kadar uzanan zincirde, aynı bilginin her aşamada biraz değişmesi KOBİ’nin kârını sessizce tüketir. Dış ticarette sık yapılan hataları anlamak bu yüzden teknik bir liste çıkarmaktan daha fazlasıdır. Asıl mesele, bu zincirdeki kopuklukları görüp basit ama disiplinli önlemlerle kapatmaktır.

Görünmeyen hatalar: Incoterms, sorumluluk ve veri tutarsızlığı

KOBİ’lerin en yaygın hatalarından biri teslim şekillerini kalıp gibi kullanmasıdır. Konteyner taşımacılığında refleks olarak FOB (Free On Board) veya CIF (Cost, Insurance and Freight) yazmak bunun tipik bir örneğidir. Oysa bu kurallar yükün kimin kontrolünde olduğu, riskin ne zaman devrettiği ve kimin hangi masrafa katlandığı konusunda hassas bir denge teşkil eder. 

Yanlış teslim şekli seçimi, hasar, liman masrafları ve sigorta sorunlarının gerçek maliyetini satıcının üzerine yıkar. Benzer biçimde DDP (Delivered Duty Paid Shipping) gibi kulağa müşteri odaklı gelen teslim şekilleri, ihracatçıyı alıcının ülkesinde ithalatçı gibi davranmak zorunda bırakarak, vergi ve mevzuat riskini yönetemeyeceği bir alana sürükler. Bu noktada önleyici ipucu açıktır. Teslim şekilleri ürünün niteliğine, taşıma moduna ve hedef ülkenin gerçeklerine göre önceden belirlenmeli ve şirket içinde standart hale getirilmelidir. Her satışçının kafasına göre Incoterms seçtiği bir yapıda hata kaçınılmazdır.

Teklif, sipariş teyidi, sözleşme ve sevkiyat evrakı arasındaki veri uyumsuzluğu da KOBİ’lerin sıkça düştüğü bir tuzaktır. Proformada yazan teslim yeri ile faturadaki teslim yeri farklı olduğunda banka veya gümrük idaresi bunu hemen görür. Faturadaki ürün tanımı ile çeki listesindeki tanım birbirini tutmadığında, aynı sevkiyat kağıt üzerinde iki farklı mala dönüşür. Bu tür tutarsızlıklar çoğu zaman insan hatasından değil, tek bir ana veri kaynağı kullanılmamasından doğar. Önleyici ipucu burada da nettir. Ürün, teslim yeri, miktar ve fiyat gibi temel bilgiler için tek bir master tablo oluşturulmalı, tüm evrak bu tablo üzerinden üretilmelidir. Sevk öncesinde de evrak seti en az iki göz tarafından satır satır kontrol edilmelidir.

Teknik ve hukuki tuzaklar: GTİP, menşe ve evrak kalitesi

Dış ticaretin daha teknik tarafında ise ürünün sınıflandırılması ve menşeiyle ilgili hatalar sık görülür. Birçok KOBİ, GTİP veya HS kodunu ürün adından hareketle yaklaşık olarak seçer. Oysa bu kod sadece vergi oranını belirlemez. Hangi lisanslara tabi olunacağını, ithalatçı ülkede ek vergi veya anti damping uygulanıp uygulanmayacağını, hatta bazı ürünlerde yaptırım ve çift kullanımlı malzeme kontrollerini de etkiler.

Aynı ürünün farklı sevkiyatlarda farklı kodlarla beyan edilmesi hem istatistiksel açıdan hem de denetim bakımından alarmların çalmasına sebep olur. Bu nedenle her ürün için teknik özellikleri, bileşimi ve kullanım amacını içeren, kodun gerekçesini de açıklayan bir ürün pasaportu tutulması kritik bir önleyici adımdır. Bu pasaport olmadan verilen her GTİP kararı aslında şans oyunudur.

Menşe tarafında da benzer bir belirsizlik yaşanır. Serbest dolaşımı gösteren belgeler ile tercihli vergi sağlayan menşe belgeleri birbirine karıştırılır. Tedarik zinciri içindeki girdilerin menşei ve üretim sürecinde gerçekleşen dönüşüm adımları analiz edilmeden menşe beyanı yapılır. Bu da kısa vadede işlerin yürümesini sağlarken, orta vadede geriye dönük vergi ve ceza riskini büyütür. 

Evrak kalitesindeki küçük hatalar da tabloyu ağırlaştırır. Net ve brüt ağırlıkların karışması, parti ve seri numaralarının eksik yazılması, alıcı unvanının yanlış veya eksik olması gibi ayrıntılar, gümrükte beklemeye ve bankalarda masraflı düzeltme süreçlerine neden olur. Bu noktada KOBİ için en önemli önleyici ipuçları, ürün pasaportunun kullanılması, menşe kurgusunun daha teklif aşamasında planlanması ve sevk öncesi evrakın tutarlılık açısından sıkı bir kontrol listesinden geçirilmesidir.