Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? KEP Hesabı Nasıl Alınır?

Dijitalleşme, şirketlerin hem hız hem de güvenlik arayışını karşılamak için adım atması gereken bir zorunluluk. Bu değişimin bir parçası olan, resmî yazışmaları kağıt ortamından elektronik dünyaya taşıyan kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi işletmelerin yükünü büyük ölçüde hafifletir. İşletmenizin iletişim süreçlerini modernize etmek, zaman kaybını önlemek ve hukuki geçerlilik sağlamak istiyorsanız KEP sisteminden yararlanabilirsiniz. Peki, KEP nedir? Nasıl alınır ve işletmenize neler kazandırır? Gelin, kayıtlı elektronik posta sistemi hakkında bilmeniz gereken her şeyi ve firmanızın bu yenilikten nasıl faydalanabileceğini birlikte keşfedelim.

Standart e-posta iletilerinden çok daha fazlasını sunan kayıtlı elektronik posta KEP, resmî ve güvenli iletişim için geliştirilmiş elektronik posta türüdür. Gönderici ve alıcı kimliklerini doğrulayan sistem, iletilerin içeriğinin değişmediğini garanti eder ve hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilir. Türkiye’de Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından düzenlenip denetlenen KEP, özellikle şirketler için noter onaylı mektup ya da taahhütlü posta gibi geleneksel yöntemlerin yerini alır. İşletmenizin resmî yazışmalarını hızlı, güvenli ve düşük maliyetle yapmasını istiyorsanız bu sisteme göz atabilirsiniz. Örneğin; bir sözleşme gönderirken ya da kamu kurumlarıyla iletişim kurarken KEP kullanabilirsiniz. KEP fiziksel evrakların yarattığı karmaşadan kurtulmak isteyen her firma için dijital dönüşümün en somut örneklerinden biridir. Sistem, gönderilen iletilerin zaman damgası ile kaydedilmesini sağlar, böylece ne zaman gönderildiği ve alındığı kesin şekilde belgelenir. Ayrıca Türkiye’de 2011’de yürürlüğe giren Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile sermaye şirketleri gibi bazı işletmeler için KEP kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Siz de işletmenizin büyüklüğünden bağımsız olarak KEP adresi ile yazışmalarınızı arşivleyebilir, gerektiğinde hukuki bir kanıt olarak sunabilirsiniz.

Firmanızın iletişim süreçlerini dijitalleştirmek ve resmî yazışmalarda güvenliği artırmak istiyorsanız KEP adresi alma süreci sandığınızdan çok daha basittir. Türkiye’de hizmet için yetkilendirilmiş BTK tarafından lisanslanmış hizmet sağlayıcıları aracılığıyla KEP hesabı edinebilirsiniz. Ancak bu süreci başlatmadan önce, işletmenizin ihtiyaçlarını doğru analiz etmeniz ve adımları dikkatle takip etmeniz gerekir. En başta işletmenizin yapısına uygun bir KEP hesabı türü seçmelisiniz. Örneğin; bireysel hesap mı yoksa kurumsal hesap mı konusunu netleştirmeniz önemlidir. Çünkü hesap türü yazışma hacminize ve firmanızın büyüklüğüne bağlıdır. Küçük bir startup için bireysel hesap yeterli olabilirken daha büyük şirket için kurumsal paketler daha avantajlıdır.
Hangi hizmet sağlayıcının sizin için uygun olduğunu araştırmanız da önemli. Türkiye’de PTT, TÜRKKEP, İstanbul KEP gibi BTK onaylı kurumlar bu hizmeti sunar. Belgelerinizi hazırlamanız ise sürecin en kritik adımlarından biridir. Gerçek kişiler için yalnızca kimlik belgesi ve başvuru formu yeterliyken tüzel kişilerde iş biraz daha detaylı hale gelir.
Şirketiniz adına başvuru yapıyorsanız vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve yetkili kişinin kimlik bilgileri gibi evrakları toplamanız gerekir. Ancak belgeler, hizmet sağlayıcıya göre ufak farklılıklar gösterebilir. Başvuru aşamasına geçtiğinizde seçtiğiniz hizmet sağlayıcının sunduğu seçenekleri değerlendirebilirsiniz.
Çoğu kurum, online başvuru imkanı tanır. Web sitelerindeki formu doldurarak ön başvuruyu tamamlayabilirsiniz. Ancak sonrasında kimlik doğrulama için e-imza ya da mobil imza kullanmanız gerekebilir. Eğer bu imkanlara sahip değilseniz hizmet sağlayıcının şubesine şahsen giderek başvuruyu tamamlamanız gerekir.
Hesabınızın aktivasyonu için size verilen KEP adresi ile sistemi kullanmaya başlayabilirsiniz. Başvurunuz onaylandığında, hizmet sağlayıcı tarafından genellikle “isim@kurum.kep.tr” formatında bir KEP adresi tahsis edilir. Aktivasyon için e-imza ile giriş yapmanız ya da sağlayıcının yönlendirmelerini takip etmeniz yeterlidir.