Belge Yığınlarına Veda: Evrak Yönetiminde Dijital Çağ
İşletmeler büyüdükçe takip edilmesi gereken sözleşmeler, faturalar, muhasebe belgeleri, personel evrakları ve çeşitli resmi dokümanlar da artar. Fiziksel evrakların düzenli şekilde saklanması, gerektiğinde hızlıca bulunması ve güvenli biçimde korunması ise zaman alan süreçlere neden olabilir. Özellikle farklı departmanlarda yürütülen evrak yönetimi operasyonel iş yükünü artırıp verimliliği olumsuz etkileyebilir.
Dijital belge yönetimi sadece büyük ölçekli şirketler için değil küçük ve orta ölçekli işletmeler için de önemli bir ihtiyaçtır. Dijital evrak arşivi çözümleri sayesinde işletmelerin süreçleri daha düzenli ve erişilebilir hale gelir. Belgelerinizin dijital ortamda saklanması, arşivlenmesi ve yönetilmesi sayesinde hem zamandan tasarruf edebilir hem de iş süreçlerinizi verimli biçimde planlayabilirsiniz.
Dijital Evrak Yönetiminin İşletmelere Sağladığı Kolaylıklar
Fiziksel arşivden dijital arşive geçiş sürecinde işletmeler için önemli konulardan biri belgelerin düzenli ve kontrollü biçimde yönetilmesidir. Evrakların farklı klasörlerde veya fiziksel alanlarda tutulması ihtiyaç duyulan belgeye ulaşmayı zorlaştırabilir. Dijital sistemler ise dokümanların belirli düzen içerisinde yönetilmesine yardımcı olabilir.
Dijital ortamda yürütülen işlemlerin artmasıyla birlikte veri güvenliği konusu daha fazla önem kazanır. Veri işleme süreçlerinizi düzenli olarak gözden geçirerek olası riskleri azaltabilirsiniz. KVKK uyumluluğunu sağlamamanız durumunda karşılaşabileceğiniz riskler ve KVKK cezaları arasında şunlar yer alabilir:
- Belgelerin dijital ortamda düzenli şekilde saklanmasını destekleyebilir.
- Kullanıcıların ihtiyaç duyduğu evraklara kolay ulaşmasına yardımcı olabilir.
- Belgelerin hızlı şekilde aranmasını ve bulunmasını kolaylaştırabilir.
- Fiziksel evrak kaybı riskini azaltmaya katkı sağlayabilir.
- Belge paylaşım süreçlerinin düzenli yürütülmesini destekleyebilir.
- İş süreçlerinde doküman takibini kolaylaştırabilir.
Robotik Muhasebe Çözümleriyle Evrak İşlerinden Kurtulma
Şirketlerin muhasebe süreçlerinde her gün çok sayıda belge oluşturulur ve işlenir. Faturalar, gider belgeleri, tahsilat kayıtları ya da diğer finansal evrakların manuel olarak işlenmesi zaman alabilir. Ayrıca yoğun evrak trafiği hata riskinin artmasına da neden olabilir. Robotik muhasebe çözümleri tekrar eden işlemlerin dijital teknolojilerle desteklenmesini sağlayarak süreçlerin verimli şekilde yürütülmesine katkıda bulunabilir. Böylece ekiplerinizin zamanını daha fazla katma değer üreten işlere ayırmasını sağlayabilirsiniz.
Mihsap ile sunulan Robotik Muhasebe ve Mali Müşavirler için Dijital iş platformu sayesinde manuel şekilde yapılan bütün belge yönetim sistemini dijitale taşıyabilirsiniz. Ayrıca sisteme sınırsız sayıda mükellef eklemeniz mümkündür. Her mükellef için belgeleri otomatik şekilde yükleyerek pratik biçimde raporlama yapabilirsiniz. Dilerseniz alanında deneyim sahibi mali müşavirlerden destek alıp hem muhasebe hem de mevzuatla ilgili sorularınıza hızlıca yanıt bulabilirsiniz.
Fiziksel Arşivden Dijital Arşive Geçiş Süreci
Uzun yıllar boyunca biriken fiziksel belgeler işletmeler için önemli bir arşiv oluşturur. Ancak söz konusu belgelerin saklanması, korunması ve ihtiyaç halinde bulunması zamanla daha zorlaşır. Dijital arşive geçiş süreci ise mevcut belgelerinizin daha erişilebilir ve düzenli biçimde yönetilmesine yardımcı olabilir.
Geçiş süreci işletmenizin büyüklüğüne, belge sayısına ve mevcut iş akışına göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle dijital dönüşümün planlı şekilde yürütülmesi önem taşır. Fiziksel arşivden dijitale geçerken şu adımlar izlenebilir:
- Mevcut belgeler sınıflandırılabilir.
- Dijital ortama aktarılacak evraklar belirlenebilir.
- Belgeler taranarak dijital ortama aktarılabilir.
- Dosyalama sistemi oluşturulabilir.
- Kullanıcı yetkilendirmeleri planlanabilir.
- Arşivleme ve yedekleme politikaları oluşturulabilir.
Çalışanlara yeni sistem hakkında bilgilendirme yapmanız da oldukça önemlidir. Çünkü planlı şekilde yürütülen dijital dönüşüm sayesinde belge yönetim süreçlerinizi düzenli hale getirebilir, fiziksel arşiv ihtiyacını azaltabilir ve ihtiyaç duyduğunuz bilgilere kısa sürede ulaşabilirsiniz.
İşletmenizin muhasebe ve evrak yönetimi süreçlerini dijitalleştirmek için QNB Dijital Köprü ve Mihsap iş birliği ile sunulan çözümleri değerlendirebilirsiniz. Muhasebe süreçlerindeki operasyonel iş yükünü azaltmaya yardımcı olan Mihsap hakkında ayrıntılı bilgi edinerek işletmenizin ihtiyaçlarına uygun özellikleri inceleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Verileriniz Türkiye sınırları içinde mi saklanıyor?
Veri saklama altyapısı kullanılan hizmete ve ilgili çözümün teknik özelliklerine göre değişiklik gösterebilir. Veri barındırma lokasyonu ve güvenlik altyapısı hakkında güncel bilgilere hizmet sağlayıcısının sunduğu teknik dokümanlar ile hizmet koşulları üzerinden ulaşabilirsiniz.
Dijital arşive geçiş ne kadar sürede tamamlanır?
Dijital arşive geçiş süresi işletmenizin belge yoğunluğuna, arşiv büyüklüğüne, dijitalleştirilecek evrak miktarına ve uygulanacak dönüşüm planına göre farklılık gösterebilir. Küçük ölçekli arşivlerde süreç daha kısa sürede tamamlanabilir. Kapsamlı arşiv projelerinde daha ayrıntılı planlama gerekebilir.